Kulcs-Üzlet programunkban lehetőség van számlákat megelőző bizonylatok kiállítására is (pl.: árajánlat, rendelés, díjbekérő, szállítólevél).

Ezen bizonylatok mind ajánlat bizonylatként készíthetők el az Új/Ajánlat menüpont alól indítva.

Az új ajánlat rögzítő felületén, ahogy a többi bizonylat esetén is a bal oldali listából kiválaszthatók meglévő partnerek és termékek, illetve a bizonylat kiállítása során lehetőségünk van új partnerek és termékek hozzáadására is.

A bizonylat fejléce minimálisan eltér a számlákétól, az ajánlatok esetében Projekt, Pénznem, Kelte dátum, Érvényesség dátum és Fizetési mód meghatározására van itt lehetőség, illetve láthatjuk, hogy milyen sorszámon fog az éppen készülő bizonylat rögzülni. Az ajánlatok esetében a bizonylat előtag meghatározására nincs lehetőség.

A bizonylatszerkesztő közepén az általunk kiválasztott termékek listája fog megjelenni mennyiséggel, névvel, nettó, bruttó és áfa értékekkel.

Amennyiben ezeken az adatokon változtatni szeretnénk, csak annyi a dolgunk, hogy rábökünk annak a tételnek a sorára, amelyiken el szeretnénk végezni a módosításokat és a megjelenő ablakban megtehetjük ezt.

Ajánlat szerkesztő felületünk alsó szegmensében láthatjuk az eddig a ajánlatra rögzített tételeink nettó, áfa és bruttó összértékeit. Itt van lehetőségünk megjegyzést rögzíteni bizonylatunkra, amely az ajánlat nyomtatási képének alsó részén fog megjelenni, továbbá itt állíthatjuk be, hogy bizonylatunk csak magyar nyelven kerüljön nyomtatásra, esetleg szeretnénk kétnyelvű bizonylatot készíteni, ez utóbbi esetben meghatározható, hogy a második nyelv mi legyen.

Szerkesztőablakunk alatt elhelyezkedő funkciógombokkal fogjuk tudni a ajánlatunkat véglegesíteni és menteni. Itt több lehetőségünk is van:

Tétel törlése: Az aktuálisan kijelölt tételt eltávolítja az ajánlatról. Amennyiben az adott kijelölt tételből több mennyiség is rögzítésre került, akkor a teljes mennyiséget törli.

Előnézet: Készülő ajánlatunk nyomtatási képét tudjuk a mentés előtt megtekinteni/ellenőrizni.

Mentés: A mentés gombra kattintva véglegesítjük ajánlatunkat. A funkció használata után a bizonylat bekerül a Rögzített/Ajánlatok menüpont alá, itt amíg az ajánlatból nem készítünk számlát lehetőségünk van módosítani a bizonylaton.

E-mail: Ezzel a funkcióval azonnal távnyomtatni tudjuk ügyfelünknek a bizonylatot. Amennyiben van az ügyfelünk adatlapján meghatározott e-mail cím alapértelmezetten azt felajánlja a program, de ezt a kiküldés előtt megjelenő ablakon is van lehetőségünk módosítani (ha több e-mail címre is ki szeretnénk küldeni a bizonylatot akkor ;-vel elválasztva, szóközök nélkül kell az e-mail címeket megadnunk). Ezen felül megadhatjuk a bizonylat értesítő e-mail tárgyát és tartalmát.
Lehetőség van továbbá saját magunknak másolatot kérni a kiküldött bizonylatról, ez a funkció akkor használható, ha rögzítettünk fel e-mail címet a saját cégünk adataihoz.
Küldés gombra kattintva a bizonylat mentésre kerül és a megadott e-mail címekre kiküldi a program az értesítő üzenetet.

Nyomtatás: A bizonylatot az általunk meghatározott példányban kinyomtatja a kiválasztott nyomtatóval. A bizonylat egyúttal mentésre is kerül.