Számláink rögzítését az Új/Számla menüpont alatt tudjuk elvégezni.

A megjelenő felületen a Partnerek fülről választhatunk a már korábban berögzített partnerek közül, a Termékek fülön pedig a korábban berögzített termékeink közül. Ugyan itt lehetőség van keresőmező segítségével megkeresni partnereinket és termékeinket (a keresőmezőben partner névre és kódra, valamint termék névre is kódra lehet keresni). A keresőmező melletti kis ikon segítségével pedig új partnert/terméket rögzíthetünk, attól függően, hogy melyik fülön állunk épp.

A listában szereplő partnerre és termékekre bökve automatikusan ráhelyezzük bizonylatunkra a kiválasztott partnert/terméket (termékek esetén, ha egy termékre többször bökünk, akkor az adott termék mennyisége növekedni fog a bizonylatunkon).

Számlaszerkesztő ablakunk jobb felső sarkában láthatjuk/állíthatjuk be bizonylatunk alapadatait.

Projekt: Számláinknak létrehozhatunk projekteket, majd ezekbe a projektekbe sorolhatjuk azokat, így a különböző projekt alá tartozó bizonylatok alapján kimutatásokat tudunk a későbbiekben lekérdezni ezek bevételeiről, nyereségeiről. Abban az esetben hasznos lehet a funkció, ha például több forrásból tevődik össze bevételünk (pl. webáruház, bolti értékesítés stb..) és szeretnénk elkülöníteni a különböző forrásból származó bevételeink statisztikáit.
Projektjeinket a Beállítások/Rendszer beállítások/Projektek menüpont alatt hozhatjuk létre.

Pénznem: A Kulcs-Üzlet programban lehetőség van Forinttól eltérő valutában is bizonylatokat kiállítani. A számla készítés során ebben a mezőben kell meghatároznunk, hogy milyen pénznemben szeretnénk számlánkat kiállítani. Amennyiben forinttól eltérő valutát választunk ki, megjelenik egy árfolyam beállítása ablak, ahol a program automatikusan felajánlja a kiválasztott pénznem aktuális árfolyamát, de lehetőségünk van ezt az értéket manuálisan is módosítani.

Az OK gombra kattintva rögzítjük a meghatározott árfolyamot a bizonylatunkhoz, ilyenkor ezzel az árfolyammal kerülnek átszámolásra a termékhez rögzített forintos eladási árak. Természetesen a termékek valutás árának módosítására a bizonylat elmentése előtt még lehetőség lesz. A beállított árfolyam is módosítható utólag is, a bizonylat szerkesztő felület alján:

Számla kelte: Ez a dátum mindig a számlakiállítás aktuális dátuma lesz, nem módosítható adat.

Fizetési határidő: Azonnali kiegyenlítésű fizetési módok esetén automatikusan megegyezik a számla kelte dátumával. Amennyiben a kiválasztott fizetési mód nem azonnali kiegyenlítésű, akkor a fizetési határidő módosítható. (alapértelmezetten első körben az ügyfélhez rendelt egyedi fizetési határidő alapján számolódik, ha ez nincs megadva, akkor pedig a fizetési módhoz rendelt fizetési határidő alapján)

Teljesítés: Alapértelmezetten a számla keltével egyezik meg, manuálisan módosítható.

Fizetési mód: Megadható milyen fizetési móddal lesz teljesítve a számla végösszege. Az alapértelmezett fizetési módokon (készpénz, bankkártya, utánvét, átutalás) felül lehetőség van további fizetési módok rögzítésére is a Beállítások/Rendszer beállítások/Fizetési módok menüpont alatt.

Szintén itt található meg a bizonylat sorszáma is. A jobb felső sarokban azt a bizonylat sorszámot tűnteti fel a program, amit az éppen készülő számla a mentés után kapni fog. A bizonylatszámok pénznemenként eltérő sorszámon futnak (eltérő a bizonylatszám előtagja). Az alapértelmezett sorszám formátum minden pénznem esetén módosítható abban az esetben, ha az adott pénznemmel még nem rögzítettünk számlát a programból, számla rögzítés után már a módosítási lehetőség megszűnik. A módosításra a Beálítások/Bizonylat beállítások/Számla előtag módosítás menüpont alatt van lehetőség.

A bizonylatszerkesztő közepén az általunk kiválasztott termékek listája fog megjelenni mennyiséggel, névvel áfa kulccsal és értékekkel.

Amennyiben ezeken az adatokon változtatni szeretnénk, csak annyi a dolgunk, hogy rábökünk annak a tételnek a sorára, amelyiken el szeretnénk végezni a módosításokat és a megjelenő ablakban megtehetjük ezt.

Számlaszerkesztő felületünk alsó szegmensében láthatjuk az eddig a számlára rögzített tételeink nettó, áfa és bruttó összértékeit. Itt van lehetőségünk megjegyzést rögzíteni bizonylatunkra, amely a számla nyomtatási képének alsó részén fog megjelenni, továbbá itt állíthatjuk be, hogy bizonylatunk csak magyar nyelven kerüljön nyomtatásra, esetleg szeretnénk kétnyelvű bizonylatot készíteni, ez utóbbi esetben meghatározható, hogy a második nyelv mi legyen.

Szerkesztőablakunk alatt elhelyezkedő funkciógombokkal fogjuk tudni a számlánkat véglegesíteni és menteni. Itt több lehetőségünk is van:

Tétel törlése: Az aktuálisan kijelölt tételt eltávolítja a számláról. Amennyiben az adott kijelölt tételből több mennyiség is rögzítésre került, akkor a teljes mennyiséget törli.

Előnézet: Készülő számlánk nyomtatási képét tudjuk a mentés előtt megtekinteni/ellenőrizni.

Mentés: A mentés gombra kattintva véglegesítjük számlánkat. A funkció használata után a bizonylat bekerül a Rögzített/Számlák menüpont alá és már nincs lehetőség rajta módosításokat elvégezni.

Küldés: Ezzel a funkcióval azonnal távnyomtatni tudjuk ügyfelünknek a bizonylatot. Amennyiben van az ügyfelünk adatlapján meghatározott e-mail cím alapértelmezetten azt felajánlja a program, de ezt a kiküldés előtt megjelenő ablakon is van lehetőségünk módosítani (ha több e-mail címre is ki szeretnénk küldeni a bizonylatot akkor ;-vel elválasztva, szóközök nélkül kell az e-mail címeket megadnunk). Ezen felül megadhatjuk a bizonylat értesítő e-mail tárgyát és tartalmát.
Lehetőség van továbbá a könyvelőnknek és saját magunknak másolatot kérni a kiküldött bizonylatról, ezek a funkciók akkor használhatók, ha rögzítettünk fel e-mail címet a saját cégünk adataihoz, illetve könyvelői e-mail címet is.
A Küldés gombra kattintva a bizonylat mentésre kerül és a megadott e-mail címekre kiküldi a program az értesítő üzenetet. Fontos tudni, hogy az így kiküldött bizonylatok elektronikus tárolásra nem alkalmasak, partnerünknek ki kell nyomtatni a levélből letölthető bizonylatot.

Nyomtatás: A bizonylatot az általunk meghatározott példányban kinyomtatja a kiválasztott nyomtatóval. A bizonylat egyúttal mentésre is kerül.

POS nyomtatás: Lehetőség van a programban POS nyomtató használatára is. Ebben az esetben egy kis hordozható nyomtatóra küldjük nyomtatásra a számlát, amely egy keskeny nyomtatási képpel fogja bizonylatunkat kinyomtatni. A POS nyomtatók általában bluetooth és wifi kapcsolattal is használhatók, így ha bizonylatainkat telefonon állítjuk ki és azonnal szeretnénk nyomtatni bizonylatot ügyfelünknek, akkor ez a lehetőség nagyon hasznos lehet számunkra. A nyomtatás után bizonylatunk mentésre is kerül a programban.

PDF export: A bizonylatot pdf-be fogja lementeni a program az általunk meghatározott helyre. A bizonylat egyúttal mentésre is kerül.